System Rada
Profile Radnych, komisje, interpelacje, kalendarz posiedzeń.
eBoi
Jak załatwić sprawę?
eWrota
BIPy jednostek organizacyjnych.
Załącznik do Zarządzenia Nr 26/2003/A z dnia 30 września 2003 r.
INSTRUKCJA
w sprawie: obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych i gospodarki rzeczowymi składnikami majątku w Urzędzie Gminy Warnice.
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
Celem instrukcji jest:
Zapewnienie właściwego sporządzania, przyjmowania, obiegu, archiwizowania, kontroli dokumentów, bieżącego i prawidłowego prowadzenia ewidencji księgowej oraz sporządzania sprawozdawczości finansowej.
Zapewnienie prawidłowego i terminowego dokonywania rozliczeń finansowych /terminowego ściągania należności, spłaty zobowiązań/.
Prowadzenie gospodarki finansowej zgodnie z obowiązującymi zasadami wykonywania budżetu i gospodarki środkami pozabudżetowymi.
Zapewnienie prawidłowego zawierania umów, zaciągania zobowiązań.
II. DOWODY KSIĘGOWE
Dokumentami księgowymi nazywamy tę część odpowiednio opracowanych dokumentów, które stwierdzają dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te są podstawą zapisów księgowych.
Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
określenie rodzaju dowodu,
określenie stron /nazwy, adresy/ dokonujących operacji gospodarczej,
opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
datę dokonania operacji lub datę sporządzenia dowodu,
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe,
numer identyfikacyjny dowodu.
Dowody księgowe powinny być:
rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,
kompletne, tj. zawierające dane określone w ustępie 2,
wolne od błędów rachunkowych.
Sprawdzenie pod względem merytorycznym dowodów księgowych polega na ustaleniu rzetelności ich danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach, a także na stwierdzeniu, czy dowody zostały wystawione przez właściwe jednostki.
wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy,
zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu,
dane liczbowe nie zawierają błędów rachunkowych,
są zgodne z umową.
Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dowodzie lub załączniku do dowodu i podpisane przez osoby do tego upoważnione.
Za dowody księgowe uważa się również:
polecenie księgowania,
noty księgowe,
listy płac,
listy zasiłków.
Polecenie księgowania sporządza się w celu dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej /np. wystornowanie błędnego zapisu, przeniesienie rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg/ oraz w innych wypadkach wynikających ze stosowanej techniki księgowej.
Za noty księgowe uważa się dowody wystawione przez kontrahentów jednostki w celu skorygowania jej własnych dowodów zewnętrznych i dowody wystawione przez jednostkę dokonującą księgowania w celu skorygowania dowodów obcych lub własnych zewnętrznych.
Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń jest lista płac. Podstawowym źródłem do sporządzenia listy płac jest pismo angażujące, które może mieć formę:
ustalenia wynagrodzenia uchwałą Rady Gminy,
umowy o pracę,
zmiany umowy o pracę,
rozwiązania umowy o pracę,
zawiadomienia o przyznaniu nagród i innych wynagrodzeń.
oryginał dla pracownika,
pierwsza kopia dla kadr,
druga kopia dla księgowości.
Listy płac sporządza pracownik księgowości, który nie może być kasjerem i nie jest upoważniony do zatwierdzania wypłaty na podstawie dowodów źródłowych.
numer,
okres za jaki obliczono wynagrodzenie,
łącznie sumę wynagrodzeń do wypłaty,
nazwisko i imię pracownika,
sumę wynagrodzeń brutto z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac,
sumę wynagrodzeń netto,
sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły,
sumę zasiłku rodzinnego,
pokwitowanie odbioru wynagrodzenia.
osobę sporządzającą,
osobę sprawdzającą pod względem merytorycznym,
osobę sprawdzającą /skarbnik lub osoba upoważniona/,
osobę zatwierdzającą /wójt lub osoba upoważniona/.
przelewy na rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy pracownika,
wypłatę gotówką w kasie BS w Warnicach.
listy sporządzane są przez pracownika OPS, zgodnie z obowiązującymi zasadami,
pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, sprawdzane i podpisywane są przez kierownika OPS,
zatwierdzenia do wypłaty dokonuje skarbnik gminy oraz wójt lub osoba przez niego upoważniona.
W zakresie dokonywania wydatków dowody stanowiące podstawę do wypłaty powinny być:
przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym przez osoby do tego upoważnione, zgodnie z załącznikiem nr 1 do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych i gospodarki rzeczowymi składnikami majątku gminy. Dokonanie sprawdzenia powinno być uwidocznione na dowodzie w formie podpisanej klauzuli: „Sprawdzono pod względem merytorycznym, Dnia ..., Podpis pracownika ........ ”;
sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym przez osobę do tego upoważnioną w formie pisemnej klauzuli: „Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym, Dnia ..., Podpis pracownika ...... ”;
opatrzone adnotacją, dotyczącą trybu ustawy o zamówieniach publicznych;
dowody sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym podlegają zatwierdzeniu do wypłaty przez wójta i skarbnika lub osobę do tego upoważnioną. Do dowodu winne być podłączone załączniki, tj. kopia umowy lub zamówienia, protokół odbioru robót /przy robotach i usługach/ oraz kosztorys powykonawczy przy płatnościach inwestycyjnych;
na dowodzie stanowiącym podstawę dokonania wypłaty należy, po dokonaniu wypłaty lub wystawieniu polecenia przelewu lub innej formie rozliczeń, zamieścić klauzulę: „Wypłacono gotówką, przelewem, dnia..., Podpis.... ”. Klauzulę tę podpisuje pracownik wystawiający dowód wypłaty lub polecenie przelewu.
W zakresie obrotu bezgotówkowego:
polecenie przelewu
W zakresie obrotu środkami rzeczowymi:
zakupy rzeczowych składników majątkowych dokonywane są w oparciu o zamówienia, stosownie do przepisów ustawy o zamówieniach publicznych;
działalność bieżąca i inwestycyjna powinna być udokumentowana przez:
faktury VAT,
rachunki uproszczone;
dokumentami przychodowymi i rozchodowymi środków trwałych, środków trwałych o charakterze wyposażenia i wartości niematerialnych i prawnych są:
dowód „OT” - przyjęcie środka trwałego,
dowód „pt” - przekazanie środka trwałego,
dowód „LT” - likwidacja środka trwałego;
znakowanie środków trwałych numerami inwentarzowymi,
wywieszenie „spisu inwentarza”,
zabezpieczenie środków trwałych przed zniszczeniem, uszkodzeniem i kradzieżą,
przechowywanie i eksploatowanie środków rzeczowych zgodnie z przeznaczeniem.
książki w bibliotekach ewidencjonuje się wartościowo wg miejsc użytkowania i osób materialnie odpowiedzialnych. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest w bibliotekach zgodnie z instrukcją Nr 1 Ministra Kultury i Sztuki z 15 maja 1984 roku /Dz.Urz. Min. Kultury i Sztuki, Nr 7, poz. 34/;
książki, wydawnictwa urzędowe i fachowe ewidencjonowane są w rejestrze prowadzonym przez upoważnionego pracownika. W rejestrze wpisuje się:
numer kolejny,
nazwę wydawnictwa lub książki,
datę wydania,
podpis osoby pobierającej lub wskazanie miejsca przechowywania.
dokumentami inwentaryzacyjnymi są:
arkusze spisu z natury,
zestawienie różnic inwentaryzacyjnych.
Dowody dotyczące robót i usług:
protokół odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji,
kosztorys powykonawczy,
dowód „OT” - przyjęcie środka trwałego,
polecenie księgowania.
oryginał do księgowości,
pierwsza kopia do księgowości,
druga kopia pozostaje w komórce d/s inwestycji.
czeki rozrachunkowe,
kwitariusze przychodowe,
arkusze spisu z natury,
świadectwa miejsca pochodzenia zwierząt.
komisyjnym przyjęciu druków ścisłego zarachowania,
bieżącym wpisywaniu przychodu, rozchodu, zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania.
numer kolejny,
datę przychodu lub rozchodu,
od kogo lub komu wydano - seria i numer druku,
ilość przychodu lub rozchodu,
stan zapasu,
pokwitowanie.
W celu otrzymania zaliczki na zakupy, usługi pracownik lub osoba do tego upoważniona, zgodnie z załącznikiem Nr 2 do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, wypełnia wniosek o zaliczkę, w którym określa: rodzaj zakupu lub usługi, miejsce przeznaczenia zakupu, kwotę wydatku, termin rozliczenia zaliczki. Wypłata zaliczki następuje po zatwierdzeniu przez skarbnika, wójta i realizowana jest w kasie oddziału Banku Spółdzielczego w Warnicach.
Polecenie wyjazdu służbowego wystawia pracownik sekretariatu.
cel podróży,
miejsce delegowania,
termin odbycia podróży,
środki lokomocji.
Wójt Gminy,
Skarbnik Gminy.
Sekretarz Gminy,
pracownik księgowości.
Dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania budżetowe przechowuje się w siedzibie Urzędu Gminy w oryginalnej postaci.
Zapisy księgowe utrwalone przy użyciu komputera winny być chronione poprzez stosowanie odpornych na zagrożenia nośników danych i stosowanie ochrony zewnętrznej. Systematyczne tworzenie rezerwowych kopii zbiorów na nośnikach magnetycznych oraz ochrona przed niepożądanym dostępem do programów komputerowych.
Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez Radę Gminy za dany rok budżetowy, dowody księgowe, księgi rachunkowe i sprawozdania budżetowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nie upoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Dokumenty uporządkowane i podzielone na odpowiednie zbiory dokumentacji księgowej winny być oznaczone:
nazwą jednostki,
znakiem grupy tematycznej /np. dowody księgowe/,
symbolem klasyfikacyjnym akt /kategoria A i B/,
określeniem roku budżetowego, którego grupa tematyczna zbioru dotyczy
pierwszym i ostatnim numerem dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych, kont ksiąg rachunkowych, itp.
Dokumentacja księgowa kategorii A przekazywana jest do archiwum państwowego. Pozostałe dowody, dokumenty itp., należące do kategorii B, należy przechowywać przez okres nie krótszy niż:
księgi rachunkowe - 5 lat,
karty wynagrodzeń pracowników, listy płac - przez okres wymagalnego dostępu do tych informacji, wynikającego z przepisów emerytalnych i rentowych oraz podatkowych, dożywotnio,
dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji, pożyczek, kredytów - 5 lat,
dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres jej obowiązywania i dodatkowo przez trzy lata po tym okresie,
dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,
pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.
W dowodach księgowych nie dokonuje się wymazywania i przeróbek.
Błędy w dowodach źródłowych obcych i własnych można korygować jedynie przez wystawienie dokumentu zawierającego sprostowanie wraz z uzasadnieniem.
Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, utrzymanie czystości skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
Dowód księgowy powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez upoważnionych pracowników oraz, na dowód sprawdzenia, podpisany.
Zgodność z umową wykonanych robót lub usług, kompletność /zał. protokół odbioru robót weryfikowany przez inspektora nadzoru lub upoważnionych pracowników/.
Sprawdzenie dowodów pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu, czy:
Pisma angażujące wystawia komórka do spraw kadrowych na podstawie decyzji wójta w trzech egzemplarzach:
Listy płac powinny zawierać co najmniej następujące dane:
W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie potrąceń z tytułu należności egzekucyjnych na podstawie nakazów egzekucyjnych.
Inne potracenia mogą być dokonywane wyłącznie za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie.
Wypłata wynagrodzeń za dany miesiąc dla pracowników opłacanych „z dołu” następuje w ciągu 7 dni od końca tego miesiąca. Wypłata za miesiąc grudzień może być wypłacona przed w/w terminem.
Wypłata wynagrodzeń dla pracowników opłacanych „z góry” następuje pierwszego dnia miesiąca, którego dotyczy. W przypadku, gdy pierwszy dzień miesiąca przypada w niedzielę, święto lub dzień wolny od pracy, wypłata następuje przed tym dniem. Wyjątek stanowi wypłata „z góry” za miesiąc styczeń. Wypłata za styczeń następuje pierwszego dnia roboczego tego miesiąca.
Listy płac, przelewy i inne dokumenty dotyczące płac, winny być złożone do sprawdzenia i zatwierdzenia w dniu poprzedzającym wypłatę wynagrodzeń. Listy płac powinny być podpisane przez:
W Urzędzie Gminy stosuje się formę wypłat poprzez:
Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczania składek i zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowanie zawarte są w instrukcjach i zarządzeniach ZUS.
Zasady sporządzania, sprawdzania, zatwierdzania i wypłacania zasiłków z OPS:
III. ZASADY OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH
Udokumentowaniem obrotu bezgotówkowego są:
Podstawą do wystawienia polecenia przelewu jest oryginał dokumentu podlegający zapłacie. Polecenie przelewu wystawia pracownik księgowości lub inna osoba do tego upoważniona w czterech egzemplarzach, które po podpisaniu przez upoważnione osoby, składa w banku. Po zrealizowaniu przelewu Urząd otrzymuje wraz z wyciągiem bankowym ostatni egzemplarz /odcinek/ przelewu. W przypadku złożenia jednorazowo więcej niż dwóch egzemplarzy przelewów, należy sporządzić zbiorcze polecenie przelewów w trzech egzemplarzach, które składa się w banku.
b) wyciągi z rachunków bankowych
Wyciągi bankowe otrzymywane z banku winny być sprawdzone przez pracownika księgowości z załączonymi do nich dokumentami. W przypadku stwierdzenia niezgodności, należy bezzwłocznie uzgodnić z bankiem, prowadzącym obsługę finansową Urzędu.
Dowód „OT” wystawiany jest w oparciu o protokół przyjęcia środka trwałego z inwestycji i nieodpłatnego przejęcia i przekwalifikowania.
Dowód „PT” wystawiany jest na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, sprzedaży i nieodpłatnego przekazania.
Dowód „LT” wystawiany jest w oparciu o protokół złomowania i likwidacji rzeczowych składników majątkowych. Dowody „OT”, „PT” sporządza się w trzech egzemplarzach, które podpisuje wójt, skarbnik.
Ewidencja ilościowo-wartościowa środków trwałych prowadzona jest w księdze inwentarzowej przez pracownika księgowości.
Ewidencja środków trwałych prowadzona jest w księdze inwentarzowej wg klasyfikacji rodzajowej środków trwałych, poszczególnymi obiektami.
W miejsce „uwagi” notuje się miejsce znajdowania się środka trwałego.
Ewidencja pozostałych środków trwałych prowadzona jest w księdze inwentarzowej z podziałem wg miejsc użytkowania i osób odpowiedzialnych.
Poza prowadzeniem ewidencji majątku, do zakresu gospodarki środkami trwałymi należy:
Znakowaniu podlegają maszyny, urządzenia techniczne, meble biurowe.
Przesuwanie środków rzeczowych między komórkami organizacyjnymi może odbywać się za zgodą kierownika jednostki.
Likwidację środków trwałych przeprowadza się komisyjnie. Komisję likwidacyjną powołuje wójt. Fizyczna likwidacja przeprowadzana jest w obecności komisji. Komisja sporządza protokół z przebiegu fizycznej likwidacji przedmiotu. Protokół komisji likwidacyjnej zatwierdza wójt.
Terminy, częstotliwość spisów z natury określa zarządzenie wójta, nie rzadziej niż raz na 4 lata.
Arkusz spisu z natury sporządzony jest przez Przewodniczącego Zespołu Spisowego w 2 egzemplarzach. Po nadaniu numeru arkuszowi spisu z natury, staje się on dokumentem ścisłego zarachowania.
Dowód ten służy do ustalenia rzeczywistego stanu w drodze spisu z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych.
Po dokonaniu wyceny, należy ustalić różnice inwentaryzacyjne, które należy ująć w księgach rachunkowych. Podstawą odpisania niedoborów, szkód jest decyzja wójta, wydana na wniosek Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej.
Powierzenie robót i usług osobom fizycznym i prawnym, odbywa się w trybie zawierania określonych rodzajów umów pisemnych, np.: umowy zlecenia, umowy o dzieło itp.
W umowie strony ustalają zakres robót i usług, termin realizacji, wysokość wynagrodzenia, formę zapłaty.
Umowa winna być zawarta przez wójta gminy i kontrasygnowana przez skarbnika.
Faktury lub rachunki za roboty lub usługi winny być zweryfikowane i sprawdzone przez inspektora nadzoru lub upoważnionego pracownika, który dokonuje rozliczenia robót lub usług.
W przypadku nieterminowego wywiązania się z umowy naliczone są kary umowne, które należy potrącić przy realizacji faktury.
Do faktury o zapłatę za roboty budowlane dołącza się protokół odbioru. Stwierdzone usterki ujmuje się w protokole z podaniem ostatecznego terminu ich usunięcia.
Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących zakończonych inwestycji są:
Protokół odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji stanowi podstawę udokumentowania przyjęcia do użytku z inwestycji obiektów majątku trwałego. Do protokołu powinny być dołączone dowody „OT”, w których ustala się wartość i granice poszczególnych składników obiektów otrzymanych z inwestycji. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku sporządzany jest przez pracownika d/s inwestycji w 3 egzemplarzach, z przeznaczeniem:
IV. EWIDENCJA DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA
Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom wynikającym z ich stosowania. Druki ścisłego zarachowania podlegają ponumerowaniu, ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w księdze druków ścisłego zarachowania. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola.
Zalicza się do nich:
Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:
W księdze druków ścisłego zarachowania należy zamieścić:
Za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest odpowiedzialny pracownik, ewidencja powinna być prowadzona odrębnie dla każdego rodzaju druków.
W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej za ewidencję, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu protokołem zdawczo-odbiorczym.
W przypadku zaginięcia /zagubienia lub kradzieży/ druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę, numery i serie zaginionych druków.
W przypadku zniszczenia druków ścisłego zarachowania - sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę materialnie odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.
Druki ścisłego zarachowania powinny być przechowywane w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.
Druki ścisłego zarachowania można wydać tylko osobom do tego upoważnionym. Pobranie nowego bloku druku może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii bloku wykorzystanego. Mylny zapis należy wykreślić tak, aby można odczytać i wpisać zapis prawidłowy. Osoba dokonująca poprawki powinna obok umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności.
Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, protokoły oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania należy przechowywać w archiwum zakładowym przez okres 5 lat. Dotyczy to również druków anulowanych.
Na koniec roku druki ścisłego zarachowania podlegają inwentaryzacji.
V. ZALICZKI, DELEGACJE SŁUŻBOWE
Rozliczenie z pobranej zaliczki musi nastąpić w ciągu 7 dni od daty pobrania. W wyjątkowo uzasadnionych wypadkach, rozliczenie zaliczki może nastąpić w późniejszym terminie, nie dłuższym jednak niż 14 dni od daty pobrania. Nie wykorzystaną kwotę z pobranej zaliczki pracownik wpłaca do kasy BS w Warnicach.
Zaliczka może być wydatkowana tylko zgodnie z celem określonym we wniosku o zaliczkę. Dopuszcza się możliwość wydatkowania kwoty wyższej niż określona we wniosku o zaliczkę, w uzgodnieniu z przełożonym. Termin rozliczenia zaliczki stałej ustala się na 10 dni przed zakończeniem roku.
Do delegowania upoważniony jest wójt lub sekretarz - dla pracowników Urzędu Gminy, dyrektorów jednostek podległych, np. szkół , przedszkola.
Do delegowania nauczycieli, pracowników obsługi szkół, upoważnieni są dyrektorzy szkół. W poleceniu wyjazdu służbowego należy określić:
Rozliczenie kosztów podróży służbowej należy złożyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży służbowej. W wyjątkowo uzasadnionych wypadkach dopuszcza się miesięczny termin rozliczenia kosztów podróży służbowej. Rachunek kosztów podróży pod względem merytorycznym - stwierdzenie wykonania polecenia służbowego podpisuje osoba delegująca, kontrolę formalno-rachunkową przeprowadza pracownik księgowości. Wypłata z tytułu rozliczenia kosztów podróży następuje po zatwierdzeniu przez wójta i skarbnika. Realizowana jest w kasie BS w Warnicach.
VI. SPRAWOZDAWCZOŚĆ
Terminy składania sprawozdań - zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej /Dz.U. z 2001 r. nr 24, poz. 279/.
VII. WYKAZ OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO PODPISYWANIA DOKUMENTÓW ORAZ WZORY PODPISÓW
Wszelkiego rodzaju dokumenty księgowe, wymagające opłaty gotówką lub poleceniem przelewu /faktury, rachunki, listy płac/ zatwierdzane są przez wójta, skarbnika lub osoby upoważnione.
Do podpisywania dowodów wypłaty, przelewów, lokat wolnych środków oraz innych dokumentów składanych do banku upoważnione są osoby wymienione na drukach składanych w banku, tzw. „wzory podpisów”.
W Urzędzie Gminy są to osoby w/g kolejności:
Pełnomocnicy:
Wzory podpisów znajdują się u Skarbnika Gminy.
VIII. PRZECHOWYWANIE DOWODÓW KSIĘGOWYCH, KSIĄG RACHUNKOWYCH I SPRAWOZDAŃ BUDŻETOWYCH.
Symbol A - oznacza materiały archiwalne trwałe.
Symbol B - wraz z liczbą lat przechowywania /cyfra arabska/, oznacza dokumentację niearchiwalną, którą po upływie czasu przechowywania, przekazuje się na makulaturę.
Okresy przechowywania dokumentów oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą.
10
Metadane - wyciąg z rejestru zmian
| Akcja | Osoba | Data |
|---|---|---|
| Dodanie dokumentu: | Aneta Kremer-Seredyńska | 17-05-2004 11:47 |
| Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: | 17-05-2004 | |
| Ostatnia aktualizacja: | - | 17-05-2004 11:47 |
