Zapytanie ofertowe nr 01/2012 na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym

Warnice, dnia 26.01.2015 r.

Znak sprawy: SE.271.01.03.2015

UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA
O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

W związku z licznymi pytaniami zainteresowanych wykonawców do treści zapytania ofertowego Wójta Gminy Warnice nr 01/2015 z dnia 20.01.2015 r. na świadczenie usług polegających na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu/wydaniu powszechnych usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym oraz usług pocztowych nie mających charakteru powszechnego w obrocie krajowym unieważnia się przedmiotowe postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w celu doprecyzowania opisu przedmiotu zamówienia
a także nieścisłości zawartych w zapytaniu.

WÓJT
/-/
mgr Anna Hackiewicz-Gębska

----------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------

Warnice, dnia 20.01.2015 r.

ST.271.01.02.2015.EP

ZAPYTANIE OFERTOWE 01/2015

Dotyczy zamówienia publicznego o wartości nie przekraczającej
30 000 EUR

Na podstawie zarządzenia nr 61/2014 Wójta Gminy Warnice z dnia 21 października 2014 r. w sprawie zmiany regulaminu udzielenia zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 Euro w Urzędzie Gminy Warnice w oparciu o art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) zwracam się z zapytaniem ofertowym o przedstawienie ceny na:

Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym.

1. Zamawiający:

Gmina Warnice
Warnice 66
74 - 201 Warnice
tel. 91 561 28 90

1. Przedmiot zamówienia:

1. Świadczenie usług polegających na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu/wydaniu powszechnych usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym oraz usług pocztowych nie mających charakteru powszechnego w obrocie krajowym.

2. Wykonywanie na rzecz zamawiającego (nadawcy) usług w zakresie zwrotu przesyłek, po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania za pośrednictwem placówek oddawczych znajdujących się na terenie gminy Warnice, wykonywanie usług komplementarnych do przesyłek rejestrowanych w obrocie krajowym i zagranicznym oraz usług dodatkowych i niestandardowych do usług pocztowych nie mających charakteru powszechnego w obrocie krajowym.

3. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2000 g (gabaryt A i B):

1. zwykłe ekonomiczne - przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii,

2. zwykłe priorytetowe - przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii,

3. polecone ekonomiczne - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,

4. polecone priorytetowe - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,

5. polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka listowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

6. polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

7. przesyłki listowe z zadeklarowaną wartością - przesyłka rejestrowana,
   za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę.

Gabaryt A? to przesyłka o wymiarach:

Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm,

Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekraczać wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm.

Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach:

Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm, szerokość 230 mm,

Maksimum - suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż
900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć
600 mm.

1. Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe o wadze do 10.000 g (gabaryt A i B):

1. ekonomiczne - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii,

2. priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii,

3. paczki pocztowe z zadeklarowaną wartością - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowaną wartością,

4. ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - paczki rejestrowane ekonomiczne i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru.

Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach:

Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,

Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm.

Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach:

Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość
500 mm, wysokość 300 mm,

Maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.

1. Przesyłki pocztowe przygotowane do dystrybucji będą dostarczane przez Zamawiającego do punktu odbioru, wskazanego przez Wykonawcę. Wskazany punkt odbioru nie może znajdować się w odległości (obliczonej w linii prostej) większej niż 2000 m od siedziby Zamawiającego, o której mowa w pkt 6 według nawigacji pieszej. W przypadku braku posiadania takiego punktu Wykonawca zobowiązany jest do odbioru przesyłek w dni robocze od poniedziałku do piątku do godz. 15.00 z siedziby Zamawiającego, o której mowa w pkt 6 z Kancelarii Urzędu. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego. W przypadku przesyłek priorytetowych przekazanych przez Zamawiającego do godz. 14.30, ich nadanie następować będzie w dniu przekazania do godziny 15.00.

Przyjęcie przesyłek do obrotu pocztowego przez Wykonawcę będzie każdorazowo dokumentowane pieczęcią, podpisem i datą w książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek nierejestrowanych. Wzór książki nadawczej oraz zestawienia ilościowego zostanie przedstawiony Zamawiającemu przez Wykonawcę w formie pisemnej w dniu zawarcia umowy i stanowić będzie załącznik do umowy. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu wszelkich oznaczeń przesyłek rejestrowanych i priorytetowych.

1. Usługa będzie realizowana na rzecz Gminy Warnice, Warnice 66, 74-201 Warnice.

2. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej i paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet, zadeklarowana wartość czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO), umieszczania nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki oraz oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę.

3. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym tj. przekazaniu przesyłek ułożonych stroną adresową w tym samym kierunku: rejestrowanych wg. kolejności wpisów w pocztowej książce nadawczej; nierejestrowanych w podziale wynikającym z zestawienia ilościowo?wartościowego.

4. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:

1. dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek,

2. dla przesyłek zwykłych ? nierejestrowanych - zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.

Wzory pocztowej książki nadawczej oraz zestawienia ilościowo ?wartościowego zostaną uzgodnione z Wykonawcą.

1. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek
   w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia
   do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia.

2. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona. Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do jej zawartości. Ponadto powinno uniemożliwiać uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania.

3. Jeśli przesyłki listowe oraz paczki wymagać będą specjalnego, odrębnego oznakowania lub opakowania właściwego dla danego Wykonawcy - Wykonawca dostarczy we własnym zakresie wszelkie materiały niezbędne do tego celu.

4. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego, o której mowa w pkt 6 pokwitowane przez adresata „potwierdzenie odbioru” niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni od dnia doręczenia.

5. Ze względu na specyfikę przesyłek rejestrowanych Zamawiającego, Zamawiający wymaga przestrzegania przez Wykonawcę nw. wymogów ustawowych w odniesieniu do dokumentów urzędowych w zakresie:

1. skutków nadania pisma (moc doręczenia) - m.in. zob. art. 57 § 5 pkt 2 ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego /termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego/, art. 165 § 2 - Kodeks postępowania cywilnego /oddanie pisma procesowego w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu/, art. 12 § 6 pkt 2 - Ordynacja podatkowa /Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego/, art. 198b ust. 2 zdanie drugie ustawy ? Prawo zamówień publicznych /złożenie skarg w placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne z jego wniesieniem/,

2. skutków potwierdzenia przyjęcia przesyłki oraz przekazu pocztowego (moc dokumentu urzędowego) - zob. art. 17 ustawy - Prawo pocztowe /potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowej lub przekazu pocztowego wydane przez placówkę operatora wyznaczonego/.

1. Przedstawiciel Wykonawcy doręcza pisma osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Pisma mogą być doręczone również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony w zdaniu 1 i 2, a także w razie koniecznej potrzeby, przedstawiciel Wykonawcy doręcza pisma w każdym miejscu, gdzie adresata zastanie. W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania.

1. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka jest „awizowana” dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata.

1. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie lub karę umowną, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 29 grudnia 2012 r., poz. 1529) i postanowieniami umowy.

2. Przesyłki będą nadawane na odrębnych książkach nadawczych przez następujące jednostki Zamawiającego:

• Gmina Warnice

Warnice 66

74-201 Warnice

• Ośrodek Pomocy Społecznej w Warnicach

Warnice 66

74-201 Warnice

• Straż Gminna w Warnicach

Warnice 66

74-201 Warnice

1. Faktury VAT będą wystawiane zgodnie z książką nadawczą na:

• Gmina Warnice Warnice 66 74-201 Warnice

• Ośrodek Pomocy Społecznej w Warnicach Warnice 66 74-201 Warnice

• Straż Gminna w Warnicach Warnice 66 74-201 Warnice

i przesyłane na adres Zamawiającego podany w pkt 6.

1. Nie dopuszcza się świadczenia podwykonawstwa w przypadku usług pocztowych w obrocie krajowym.

*przesyłki zagraniczne obejmować muszą swoim zasięgiem cały świat.

1. Termin realizacji zadania:

Zamówienie ma charakter usługi powtarzającej się okresowo.

Termin świadczenia usługi ustala się od dnia 01.02.2015 r. do dnia 31.01.2016 r.

1. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków:

Wykonawcy biorący udział w zamówieniu powinni wykazać, że:

1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

2. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Zamawiający wymaga aby wykonawca usług dysponował osobami doręczającymi przesyłki krajowe zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę.

1. Kryterium wyboru oferty:

100 % cena.

1. Sposób przygotowania oferty:

W formularzu ofertowym, należy wskazać cenę netto, kwotę oraz stawkę podatku VAT a także cenę brutto dla całego przedmiotu zamówienia zgodnie z tabelą zawartą w formularzu ofertowym.

1. Miejsce i termin złożenia oferty:

Sekretariat Urzędu Gminy Warnice pok. 10, tel. 91 561 28 90, fax 91 578 32 84,

W terminie do dnia 27.01.2015 r. do godziny 15:00.

WÓJT
/-/
mgr Anna Hackiewicz - Gębska